โปรแกรม จัดเก็บเอกสาร (Intelligent Document)

โปรแกรม จัดเก็บเอกสาร (Intelligent Document) : โปรแกรมนี้ เป็นโปรแกรมที่ โปรแกรมจัดเก็บเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหานำกลับมาใช้แก้ไขครับ สำหรับใครที่มีเอกสารเยอะๆ และเวลาจะนำมาใช้ทีนึงแล้วรู้สึกอยากต่อการเข้าถึง และค้นหาละก็ โปรแกรมตัวนี้ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ไม่เลวครับ เป็นโปรแกรมที่พัฒนาโดยคนไทยครับ ลองนำไปใช้ดูครับ ...

1. สามารถเรียกใช้งานได้ตามฐานข้อมูลที่ต้องจากตอนที่เปิดโปรแกรมเข้ามาครั้งแรก

2. สามารถสร้างห้องเอกสาร (Library) ตู้เอกสาร (Cabinet) ลิ้นชัก (Drawer) กลุ่มเอกสาร(Folder) เอกสาร (File) ได้ไม่จำกัดจำนวนและจะเห็นเป็นโครงสร้าง (Tree) ซึ่งจะไม่สับสน

3. สามารถเพิ่มเอกสารจากไฟล์ (File) ที่เป็นรูปภาพ เอกสารงานออฟฟิส (Document Office) เช่น Ms Word , Ms Excel หรือ Ms PowerPoint เป็นต้น File ที่เป็น Adobe Acrobat (PDF)  งานด้าน avi File

4. สามารถเพิ่มเอกสารจากเครื่องแสกน (Scanner) ได้โดยตรง

5. สามารถบันทึกเอกสารที่มีอยู่ไปยังสืออื่นได้

6. สามารถดูเอกสารทีเป็นรูปภาพได้โดยตรงจากโปรแกรมหรือจะสั่งพิมพ์ได้เลย

7. เอกสารที่ไม่ใช่รูปภาพก็สามารถที่จะเปิดด้วยโปรแกรมนั้นได้ตามประเภทเอกสาร

8. ใส่คำอธิบายของเอกสารแต่ละหน้าได้

9. การค้นหาเอกสารตามกลุ่มเอกสาร (Folder) ค้นหาได้หลายเงือนไขง่ายต่อการค้นหา

10. สามารถทำการ Zoom in , zoom out ได้ง่าย

11. สามารถย้ายเอกสารไปยังห้องหรือตู้หรือกลุ่มเอกสารอื่นๆได้

12. สามารถกำหนดสิทธิของผู้ใช้แต่ละคนว่าจะให้ทำอะไรได้บ้าง

13. สามารถกำหนดประเภทเอกสารได้ไม่จำกัด

14. สามารถสร้างเพิ่มแก้ไขรายงานได้เอง

15. สลับระหว่างสองภาษาคือไทย (Thai) - อังกฤษ  (English)

16. ใช้ได้ทั้งระบบเครื่อข่ายหรือเครื่องเดียว (Client/Server or Stand alone)

17. ใช้งานได้กับหลาย Database Server เช่น Firebird, Mssql, MySQL, Oracle

18. เมื่อแสกนแล้วสามารถที่จะแปลงให้เป็นไฟล์ในรูปแบบพีดีเอ็ฟ (PDF File) ได้เลย

19. การเก็บเอกสารจะมี 3 ลักษณะ

- เก็บเอกสารของตัวเองแบบเป็นทางการ
- เก็บเอกสารส่วนตัว เช่นใบลา
- เก็บเอกสารที่เป็นของส่วนรวมซึ่งทุกคนสามารถเข้าดูได้ แต่จะกำหนดสิทธิได้ว่า จะให้กลุ่มหรือบุคคลทั่วไปดู หรือสามารถแก้ไขได้เป็นต้น

20. สามารถส่งเอกสารถึงกันระหว่างผู้ใช้งานได้ จะปรากฎหน้าต่างให้ดูว่ามีเอกสารเข้า เอกสารออก

21. มีระบบเตือนเมื่อเอกสารเข้า

22. นำเอกสารที่ถูกลบแล้วกลับมาใช้ได้อีก

23. ดูประวัติที่เคยส่งเอกสารเข้า – ออกได้

24. สร้างตารางงานหรือตารางนัดหมาย

25. ทำการ Synchonize เอกสารปรับ Version เอกสารได้

2. กรณีที่ได้ติดตั้งไปแล้วและมีข้อมูลอยู่ให้ทำดังนี้

1. Back up ข้อมูลที่เขาได้ทำไปแล้วโดยไปที่ Path ที่เราติดตั้งโปรแกรมก็จะเห็น Folder ชื่อ Database ให้ copy folder นี้ไว้

2. จากนั้นให้ Remove ตัวเก่าออกโดยไปที่ Control panel -> Add and Remove  Program

3. จากนั้นก็ทำการติดตั้งตัวใหม่เข้าไป หลังจากติดตั้งเสร็จให้นำ Folder Database ที่เรา Copy ไว้ ไปทับ Folder Database ที่ เราได้ติดตั้งใหม่ นะครับ

3. กรณีที่ติดตั้งไปแล้วไม่สนใจข้อมูล ให้ Remove ออกแล้วก็ติดตั้งใหม่ได้เลย