SeedDMS (โปรแกรมจัดการเอกสารไร้กระดาษ จัดเก็บ ค้นหา พร้อมอนุมัติ)

โปรแกรม SeedDMS

SeedDMS (โปรแกรมระบบบริหารจัดการเอกสารระดับองค์กร) : โปรแกรม SeedDMS เป็นโปรแกรมระบบบริหารจัดการเอกสารระดับองค์กร ที่ใช้งานผ่าน เว็บเบราว์เซอร์ (Web Browser)โดยมันถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยให้องค์กร หรือหน่วยงานต่าง ๆ สามารถจัดเก็บ, ค้นหา, จัดหมวดหมู่ และควบคุมเวอร์ชันของเอกสารดิจิทัลได้อย่างเป็นระบบ แทนที่การเก็บไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์คอมพิวเตอร์ทั่วไป หรือการใช้เอกสารกระดาษ

รากฐานของโปรแกรมนี้พัฒนาต่อยอดมาจากโปรแกรมชื่อ LetoDMS ที่เคยได้รับความนิยมในอดีต โดยทีมพัฒนาได้นำโครงสร้างเดิมมาปรับปรุงระบบภายในให้ทันสมัย, รองรับการขยายตัวของข้อมูลได้ดีขึ้น และออกแบบหน้าจอ ส่วนติดต่อผู้ใช้งานแบบกราฟิก (GUI) ให้เป็นมิตร และใช้งานง่ายผ่านสมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต

หัวใจสำคัญในการทำงานของ โปรแกรม SeedDMS ไม่ใช่แค่การเป็นพื้นที่ฝากไฟล์ แต่เป็นระบบควบคุมวงจรชีวิตของเอกสารอย่างครบวงจร เริ่มตั้งแต่ระบบ Document Version Control ที่คอยบันทึกทุกความเปลี่ยนแปลงของไฟล์เมื่อมีการแก้ไข ทำให้ผู้ใช้สามารถย้อนดู หรือดึงเอกสารเวอร์ชันเก่ากลับมาใช้งานได้ตลอดเวลา โดยไม่ต้องกลัวว่าจะเผลอเซฟทับตัวจริง นอกจากนี้ยังมีระบบ Workflow Management ในตัว ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถตั้งเงื่อนไขการตรวจรับรองเอกสารได้ เช่น เมื่อพนักงานอัปโหลดสัญญาฉบับร่าง, ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังหัวหน้างานเพื่อกดอนุมัติ หรือตีกลับเพื่อแก้ไขอย่างเป็นขั้นตอน

ในด้านการเข้าถึงข้อมูล โปรแกรม SeedDMS มีระบบ Full-Text Search ที่ชาญฉลาด มันไม่ได้ค้นหาแค่จากชื่อไฟล์ หรือโฟลเดอร์เท่านั้น แต่สามารถสแกนอ่านเนื้อหาที่อยู่ภายในไฟล์เอกสาร เช่น ไฟล์ PDF, Word หรือข้อความต่าง ๆ เพื่อนำมาประมวลผลคำค้นหาได้ด้วย ซึ่งทำงานร่วมกับระบบจัดการสิทธิ์การเข้าถึงที่มีความละเอียดสูง ช่วยให้ผู้ดูแลระบบกำหนดได้ว่าพนักงานแผนกไหนมีสิทธิ์อ่าน, แก้ไข หรือลบเอกสารชิ้นใดบ้าง ? เพื่อความปลอดภัยสูงสุดของข้อมูลองค์กร

เนื่องจาก โปรแกรม SeedDMS พัฒนาขึ้นด้วย ภาษา PHP และใช้ระบบฐานข้อมูลยอดนิยมอย่าง MySQL หรือ MariaDB ทำให้มันมีความยืดหยุ่นสูงมากในการติดตั้ง ไม่ว่าจะรันบนเครื่อง เซิร์ฟเวอร์ (Server) ภายในบริษัทเอง (On-premise) หรือบนระบบ คลาวด์ (Cloud) อีกทั้งยังรองรับการเชื่อมต่อกับระบบยืนยันตัวตนภายนอกอย่าง LDAP ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถใช้รหัสผ่านชุดเดียวกับที่ใช้ในบริษัทเข้าใช้งานระบบนี้ได้ทันที โดยสรุปแล้ว มันคือเครื่องมือที่เปลี่ยนโต๊ะทำงานที่เต็มไปด้วยกองเอกสาร หรือเซิร์ฟเวอร์เก็บไฟล์ที่กระจัดกระจาย ให้กลายเป็นคลังความรู้ดิจิทัลที่ปลอดภัย, ค้นหาง่าย และตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

คุณสมบัติ และความสามารถของ โปรแกรม SeedDMS

การจัดการเอกสาร และโครงสร้างระบบ

• จัดการไฟล์ และโฟลเดอร์ในรูปแบบที่คล้ายกับระบบ File System บนคอมพิวเตอร์ ทำให้ใช้งานง่ายและคุ้นเคย
• มีระบบควบคุมเวอร์ชัน (Version Control) จัดเก็บประวัติ และเนื้อหาของเอกสารทุกเวอร์ชันที่เคยอัปโหลดไว้ เมื่อมีการอัปเดตระบบจะสร้างเวอร์ชันใหม่โดยอัตโนมัติ และไม่ลบเวอร์ชันเก่า
• การอัปโหลดที่หลากหลาย
  • รองรับการเพิ่มเอกสารผ่านหน้าเว็บฟอร์ม
  • ระบบ Drag & Drop (ลากและวาง)
  • การดึงจากเซิร์ฟเวอร์
  • การเชื่อมต่อผ่าน WebDAV
  • การนำเข้าผ่านตู้จดหมาย (Mailboxes)
  • บัญชี DropBox
• เอกสารที่ถูกลบจะถูกนำไปพักไว้ในถังขยะก่อน เพื่อป้องกันการลบไฟล์โดยไม่ตั้งใจ และสามารถกู้คืนได้

การดาวน์โหลด และแชร์ภายนอก

• สามารถจัดกลุ่ม และดาวน์โหลดเอกสาร หรือโฟลเดอร์ทั้งหมดในรูปแบบไฟล์บีบอัดได้
• สามารถสร้างลิงก์ดาวน์โหลด เพื่อส่งให้บุคคลภายนอกระบบเข้าถึงเอกสาร หรือโฟลเดอร์เฉพาะเจาะจงได้ รวมถึงเปิดให้บุคคลภายนอกอัปโหลดไฟล์เข้ามาได้ด้วย

ข้อมูลเมทาดาตา และการค้นหา

• สามารถกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมให้เอกสารได้ เช่น
  • ชื่อผู้แต่ง
  • คำสำคัญ (Keywords)
  • คำอธิบาย (Description)
  • สามารถเพิ่มแอตทริบิวต์ (Attributes) แบบกำหนดเองได้ตามใจชอบ
• ระบบค้นหาแบบเต็มข้อความ สามารถค้นหาคำที่อยู่, ภายในตัวเนื้อหาของเอกสารได้ โดยรองรับไฟล์ยอดนิยม เช่น PDF, Word, Excel ผ่านการทำงานร่วมกับเอนจิน การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) อย่าง Tesseract และ Apache Tika
• การอ่านข้อมูลไฟล์
  • สามารถอ่านข้อมูล Exif ของไฟล์รูปภาพได้
  • รองรับการอ่านข้อมูลฝังในตัวของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาตรฐาน Factur-X/ZUGFeRD

ระบบเวิร์กโฟลว์ และการอนุมัติ

• ระบบขับเคลื่อนด้วย Workflow Engine ที่ช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบขั้นตอนการทำงานได้อย่างอิสระ
• สามารถตั้งค่ากระบวนการตรวจสอบเอกสาร, การอนุมัติ และการปรับปรุงแก้ไข ก่อนที่เอกสารจะถูกเผยแพร่จริง
• มีฟังก์ชันตั้งกำหนดเวลาล่วงหน้าสำหรับการทบทวนเอกสาร เพื่อให้เอกสารมีความทันสมัยอยู่เสมอ

การจัดการสิทธิ์ และความปลอดภัย

• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง, อ่าน, เขียน หรือแก้ไขไฟล์ และโฟลเดอร์แยกตามรายผู้ใช้ (Users) หรือกลุ่มผู้ใช้ (Groups)
• จำกัดการเข้าถึง และฟังก์ชันการใช้งานตามตำแหน่งหน้าที่
• รองรับการเข้าสู่ระบบผ่าน LDAP/External Authentication, การเชื่อมต่อกับ SMTP Server รวมถึงการเข้าสู่ระบบที่ปลอดภัยสูงด้วย Passkeys
• ป้องกันการสุ่มรหัสผ่านโดยการล็อกหน้าจอ Login หลังจากพิมพ์รหัสผิดเกินจำนวนครั้งที่กำหนด, มีระบบตรวจสอบความแข็งแกร่งของรหัสผ่าน และระบบตั้งวันหมดอายุของรหัสผ่าน
• มีระบบสแกนไวรัสในตัวเพื่อความปลอดภัยก่อนบันทึกไฟล์ลงระบบ

การเชื่อมต่อ และการทำงานร่วมกัน

• สามารถเชื่อมต่อกับ Collabora Office, OnlyOffice, Etherpad, และ Hedgedoc เพื่อเปิดดูหรือแก้ไขเอกสารร่วมกันได้โดยตรงบนหน้าเว็บ
• สามารถจำลองระบบให้ทำงานร่วมกับเซิร์ฟเวอร์ Paperless-ngx เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึง SeedDMS ผ่านแอปพลิเคชันต่าง ๆ บน Android, iOS และ Desktop ของ Paperless-ngx ได้
• แปลงรูปแบบไฟล์สลับไปมาได้ เช่น
  • แปลงไฟล์คำสั่งนิ้ว .docx เป็น PDF
  • แปลงรูปภาพเป็นข้อความ
  • แปลง PDF เป็นรูปภาพ
• สามารถเพิ่มลายน้ำบนเอกสาร PDF ได้เพื่อความปลอดภัยทางลิขสิทธิ์

ระบบบริหารจัดการทั่วไป

• ส่งการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร ผ่านช่องทางอีเมล, XMPP, Matrix, Ntfy และ Gotify
• มีระบบตั้งเวลาทำงานอัตโนมัติ
• ทำดัชนีเพื่อค้นหา
• ส่งอีเมลแจ้งเตือนงานค้าง
• เคลียร์ไฟล์เก่า
• การแสดงตัวอย่างไฟล์ (Preview): มีระบบสร้างภาพพรีวิวสำหรับเอกสาร PDF, เนื้อหา Markdown, ePUB และไฟล์ ZIP
• ผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถสลับสิทธิ์เข้าไปจำลองหน้าจอเป็นผู้ใช้งานคนอื่น ๆ เพื่อช่วยแก้ปัญหาการใช้งานได้
• มีเครื่องมือในตัวสำหรับ Backup ข้อมูลไฟล์, โครงสร้างสารบัญ และระบบดัมป์ฐานข้อมูล 

ข้อมูลเชิงเทคนิค

• ทำงานบน Web-based interface 100% สร้างขึ้นด้วยภาษา PHP และ Javascript
• สามารถติดตั้งแบบ Self-hosted ได้ทั้งบน ระบบปฏิบัติการ (OS) ลีนุกซ์ (Linux), แมคโอเอส (macOS) และ วินโดวส์ (Windows)
• ระบบฐานข้อมูล รองรับทั้ง
  • MySQL
  • SQLite3
  • PostgreSQL
• หน้าจอผู้ใช้งานพัฒนาบน Bootstrap ทำให้อุปกรณ์เคลื่อนที่ สามารถเปิดใช้งานผ่านบราวเซอร์ได้อย่างลื่นไหล
• มีโครงสร้างที่รองรับ ส่วนขยาย (Extension) หรือ Hook เพื่อให้นักพัฒนาสามารถเขียนโค้ดเพิ่มฟีเจอร์เฉพาะทางเพิ่มเติมได้ในอนาคต

และความสามารถอื่น ๆ อีกมากมาย

เงื่อนไขการใช้งาน โปรแกรม SeedDMS

โปรแกรม SeedDMS เป็นซอฟต์แวร์ ฟรี (Free) ที่พัฒนาแบบ โอเพ่นซอร์ส (Open-Source) ที่อยู่ภายใต้เงื่อนไขการใช้งานแบบ GNU General Public License version 2 (GPLv2) ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถใช้งาน, ดัดแปลง, แจกจ่าย และเข้าถึง โค้ดต้นฉบับ (Source Code) ได้อย่างเสรี ภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด

หากต้องการค้นหาข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อกับทางผู้พัฒนาโปรแกรมนี้ได้ผ่านทางช่องทางเว็บไซต์ (Website) : https://www.seeddms.org/ (ภาษาอังกฤษ) ได้เลย

คำบรรยายภาษาอังกฤษ (English Descriptions)

SeedDMS is an enterprise-grade Document Management System (DMS) accessed via a web browser. It is specifically developed to help organizations and departments systematically store, search, categorize, and control the versioning of digital documents replacing traditional paper-based workflows and standard computer folder storage.

The program is built upon the foundation of LetoDMS, a highly popular system from the past. The development team took its core architecture and modernized the internal system to improve scalability, while redesigning the Graphical User Interface (GUI) to be mobile-friendly and intuitive to use on both smartphones and tablets.

At its core, SeedDMS is not just a file storage platform, but a comprehensive document lifecycle management system. Through its Document Version Control, the system tracks and records every single change made to a file, allowing users to view history or revert to previous versions at any time without the fear of accidentally overwriting original files. Furthermore, the built-in Workflow Management allows organizations to establish document approval pipelines; for instance, when an employee uploads a draft contract, the system automatically triggers a notification to their supervisor for approval or sends it back for revision in a structured, step-by-step process.